Se fizéssemos uma análise às consultas que as empresas mais utilizam no GEXOR, provavelmente a consulta vencedora seria a dos documentos por regularizar. Mas enquanto todos sabemos onde consultar o que cada cliente deve ou devemos a cada fornecedor, já a consulta dos valores vincendos e vencidos a qualquer data pode parecer mais difícil. Não, não é assim e ainda bem!

O GEXOR dispõe de uma consulta que nos permite saber os valores em dívida vencidos e vincendos para uma data previamente definida, agrupá-los por escalões de dias e até exportar esta informação para Excel! Esta opção encontra-se nas consultas de saldos por antiguidade, disponível na parte inferior do menu de tesouraria, e existe nas vertentes clientes e fornecedores.

É extremamente útil a capacidade do GEXOR de permitir criar inúmeras consultas, cada uma com um nome, uma data de referência e outras definições, de onde se destaca a possibilidade de definir um filtro automático e permanente. Desta forma podem ser criadas análises para momentos de fim de período (trimestre, quadrimestre, mês, etc.) e para executar cada uma delas nada mais fácil do que um simples clique por cima do nome de cada consulta.

Assim, caso se pretenda ilustrar o valor em dívida de cada cliente ou a cada fornecedor, existe a possibilidade de com esta consulta  extrair essa informação com referência a uma qualquer data.

Os valores podem ser apresentados por cliente, vendedor, ambos (e na ordem desejada), mas também por campos adicionais que existam na ficha do cliente, consoante a seleção dos campos que se fizer na parte inferior esquerda. No exemplo da imagem seguinte, os valores são agrupados por um campo adicional designando “Nível Risco”, e dentro de cada nível por cliente. O facto do GEXOR permitir não só agrupamentos, mas também filtros por campos adicionais, acresce enormemente a utilidade desta opção do programa.

Mesmo sem filtros permanentes nas definições, a informação pode ainda ser limitada através de filtros temporários definidos no botão do filtro (barra de ferramentas). Destacam-se também, como outras funcionalidades, a ordenação dos dados por qualquer das colunas da consulta, a procura de dados em qualquer campo da consulta (particularmente importante em consultas extensas) e a capacidade de exportação para Excel, pela qual é criado um ficheiro com a mesma estrutura da consulta definida no GEXOR.

As consultas criadas podem ser eliminadas, mas se o que se pretender for alterar a data ou outra configuração de uma consulta já criada, o GEXOR permite essa alteração, facilitando assim a mudança de datas de análise sem para isso ser necessário gastar o tempo a anular e refazer as consultas. O próprio nome da consulta pode ser mudado a qualquer altura.

A liberdade que o utilizador tem de fazer o agrupamento das dívidas por escalões de dias é outro grande benefício desta consulta que, conjugado com a análise gráfica que o Excel pode adicionar aos dados exportados, dará à empresa informação preciosa sobre a evolução do comportamento dos clientes e dos seus hábitos de pagamento das dívidas.

A consulta de saldos por antiguidade é efetivamente uma mais-valia no conhecimento atual dos clientes e um singular benefício no conhecimento passado das dívidas de cada um, agrupadas ou não por dias, incluindo ou não a separação em vencidos e vincendos, agrupados e filtrados, ou não, por algum critério preferencial, e que são mais uma prova de que o GEXOR acompanha as crescentes necessidades de análise de informação das empresas à luz dos princípios de sempre: flexibilidade, simplicidade e utilidade.