Hoje, as empresas que têm o GEXOR podem ir ainda mais longe no controlo da documentação emitida por fornecedores, usufruindo da capacidade de digitalização fiscal que o programa nos oferece. Atento à evolução galopante do mundo digital em que vivemos, o GEXOR dá-lhe agora a possibilidade de implementar um maior controlo, automatizando e/ou validando movimentos que até agora consumiam muito tempo aos utilizadores.

Qualquer empresa pode consultar, importar e analisar, a partir do GEXOR, os documentos reportados pelos seus fornecedores à Autoridade Tributaria (AT), e com isso validar as faturas e os valores já registados contabilisticamente, detetar anulações, documentos em falta ou divergências de valores, numa autêntica conciliação de contas de fornecedores, que melhora substancialmente o processo de validação de compras.

Provavelmente já reparou no botão “Conciliar eFatura”, existente nos lançamentos contabilísticos e nos documentos de compra com registo contabilístico.

O que este botão faz é listar os documentos previamente importados do portal do e-Fatura e que sejam compatíveis com o documento ou lançamento, para o utilizador selecionar aquele com que deseja relacionar. Ao identificar o documento importado da AT, o utilizador está a confirmar que o documento ou lançamento contabilístico em causa está em acordo com os dados reportado pelo fornecedor no SAF-T que este submeteu à AT, ou seja, está a conciliar o documento.

Quando o lançamento contabilístico ou documento está conciliado com o documento importado da AT, o botão “Conciliar eFatura”, anteriormente vermelho, muda o estado para a cor preta, podendo ser usado a partir daqui para mostrar o documento da AT selecionado na conciliação, ou anular a conciliação.

Claro que antes disso é necessário importar os documentos do portal do e-Fatura. Esta importação é feita no menu “Integração”, opção “Integração SAF-T(PT) / e-Fatura” do módulo Connect do seu GEXOR.

• Importar SAFT-T(PT) serve para o GEXOR realizar os documentos contabilísticos a partir da importação de um ficheiro SAF-T;
• Conciliação e-Fatura permite a importação da lista de documentos comunicados por todos os fornecedores à AT, via SAF-T, de forma a conciliá-los com os lançamentos contabilísticos e/ou documentos de compras já registados no GEXOR, podendo essa lista ser igualmente usada para criar automaticamente o lançamento contabilístico, caso não tenha ainda sido feito e a empresa opte por os importar a partir do e-Fatura . Neste processo também é possível criar automaticamente as fichas de fornecedores e contas da contabilidade relativas a fornecedores novos e ainda não abertos na aplicação;
• Lançamentos importados SAFT-T(PT)/e-Fatura consiste numa listagem dos lançamentos criados no GEXOR pela importação de um SAF-T ou dos documentos importados do e-Fatura.

Para despoletar todo este processo, a primeira coisa a fazer é importar a lista de documentos da AT. Indica-se o período, o GEXOR  deteta automaticamente quantos documentos existem e, após confirmação, descarrega-os para a base de dados. Identifica também quais os documentos novos e quais os já integrados, caso uma parte deles já exista na base dados. Não há qualquer problema em indicar-se um período com documentos já importados.

O painel de conciliação apresenta a lista dos documentos importados da AT na área superior direita. Ao clicarmos num dos documentos, podemos ver as incidências às várias taxas de imposto na parte inferior, os lançamentos contabilísticos feitos no GEXOR para o mesmo contribuinte e as respetivas contas movimentadas, respetivamente nas partes superior e inferior, na área direita do painel.

Embora a conciliação possa ser feita dentro do lançamento contabilístico ou documento de compras, como vimos atrás, ela pode igualmente ser feita no painel de conciliação, o que normalmente a torna mais rápida.

O painel pode mostrar os documentos conciliados, não conciliados ou ambos.

A imagem seguinte ilustra o lançamento contabilístico que o GEXOR detetou existir para o contribuinte do documento da AT selecionado no quadro dos documentos e-Fatura. Para confirmar a conciliação, o utilizador só precisa de clicar no símbolo verde da linha referente ao documento interno pretendido, na área direita do painel.

Se for selecionado um documento e-Fatura já conciliado, o símbolo passa a ser o de uma cruz vermelha, que significa que o utilizador pode anular a conciliação.

Um botão na zona inferior esquerda permite a extração do relatório da conciliação, em que o utilizador pode saber quais os documentos conciliados, em face ao total do e-Fatura, conhecer os fornecedores onde haja divergências (o total das incidências mais o total do IVA não seja igual ao total dos documentos) e obter uma listagem da conciliação dos documentos.

Os dados importados da AT podem também ser vistos de forma agrupada por tipo de documento. Esta visualização, possível a partir do painel da importação do SAFT-T e que funciona igualmente para o e-Fatura, mostra uma vista em árvore onde identifica por tipo de documento quantos documentos foram importados e quais os fornecedores e documentos que emitiram. Tudo isto é sempre feito para um determinado período de análise.

Este painel possui três funcionalidades adicionais, que se podem utilizar com os documentos importados do e-Fatura:

1. Identificação de diferenças entre os totais do documento e as linhas, tipicamente de cêntimos, sinalizadas pelo símbolo do triângulo vermelho com um “!”. Esta situação acontece essencialmente em faturas com IVA incluído. O GEXOR permite alterações aos valores das linhas dos documentos.
2. Permite ao utilizador identificar quais os fornecedores que possuem ficha aberta e quais os novos, sendo possível a criação automática das fichas para os novos fornecedores através do botão “Inicializar”. As fichas ficarão criadas em sequência numérica, determinada a partir da última ficha de fornecedor. As contas da contabilidade são igualmente criadas de forma automática. Ambos os automatismos são apenas possíveis se a empresa possuir numeração sequencial dos fornecedores.

3. Se devidamente configuradas as contas de incidência e as contas de IVA por país, tipo de produto e taxa de imposto, os documentos do e-Fatura podem ser integrados no programa, o que significa que o sistema criará, de forma automática, os lançamentos contabilísticos, num modelo similar ao da importação de um ficheiro SAF-T.

A importação e conciliação de documentos do portal e-Fatura é um dos pilares chave da caminhada digital que já incluímos no seu GEXOR, facilitando o dia-a-dia das nossas empresas, objetivando a rapidez e a facilidade em tarefas muito consumido.