Várias empresas têm necessidade de estabelecer regras para gravar documentos ou linhas de artigos em documentos. Garantir que determinados campos são preenchidos ou que determinados regras são verificadas, assume uma tal importância no controlo documental de algumas empresas que, simplesmente, não podem abdicar deles. Noutros casos, exigências negociais dos clientes ou dos fornecedores podem implicar que os documentos não possam ser inseridos no sistema informático sem o programa confirmar que cumprem esses requisitos.
Estas empresas sabem que o GEXOR responde à necessidade de controlo documental de dados, mas muitas outras desconheciam esta funcionalidade. Até agora.
Afinal, em que consiste este controlo? Trata-se de configurar no GEXOR as regras que têm de ser verificadas para que uma linha de artigo ou o documento possa ser gravado.
Dois dos exemplos mais recorrentes são o da existência do código de vendedor e da matrícula. Uma vez configurada a regra no GEXOR, a gravação de cada documento passará a ser apenas possível se o documento contiver o código de vendedor ou a matrícula. Mas vamos supor que não só o vendedor é necessário como também não pode ser mudado. Com uma regra de controlo de dados adequada, o programa impedirá a gravação do documento se o vendedor for diferente do vendedor indicado na ficha do cliente.
A configuração destas regras funciona por documento e por posto de trabalho. Cada documento pode ter as suas próprias regras e pode haver postos de trabalho com regras diferentes para o mesmo documento. Além de tudo isto, o texto da mensagem que é exibido ao utilizador é totalmente configurável! Toda esta flexibilidade do GEXOR é pensada de forma a dotar a empresa de todas as respostas necessárias à combinação de regras de controlo documental de dados que necessita.
As regras podem ser aplicadas a documentos comerciais de vendas ou de compras, incluindo Encomendas.
Exemplificamos aqui mais dois exemplos:
Necessidade 1: a empresa não quer que se possam registar encomendas se a referência já existir numa outra encomenda do mesmo cliente.
Necessidade 2: a empresa não permite a emissão de Guias de Remessa para clientes de exportação sem que seja por satisfação de Encomenda e sem que o número do CMR seja indicado (este número é registado num campo adicional).
Dado que a mensagem é totalmente configurável, o programa pode incluir referências aos artigos e às linhas que tenham problemas. Vamos supor que a empresa não quer validar linha a linha, mas sim fazer uma validação global às linhas no momento em que o utilizador grava uma Factura. Imaginemos que uma delas têm um preço de venda acima do limite acordado com o cliente e outra tem uma quantidade abaixo do mínimo de venda, sendo estas duas das regras de controlo documental configuradas na aplicação. A mensagem poderia ser algo deste tipo:
O artigo “ABCD”, da 2ª linha, tem um preço acima do valor máximo acordado com o cliente; o artigo “EFGH”, da 5ª linha, tem uma quantidade abaixo do mínimo vendável para o cliente em causa. Corrija esta(s) linha(s) para poder gravar o documento.
Mas nem sempre o impedimento é o objectivo. Por vezes a empresa pretende apenas apresentar uma informação ao utilizador sem que isso impeça a gravação. Também este cenário é possível no GEXOR: as regras podem ser criadas de forma a não impedirem a gravação da linha ou do documento, servindo apenas para apresentar ao utilizador a mensagem informativa.
As regras de controlo documental de dados são uma aplicabilidade enorme nos dias de hoje. Disciplinam, controlam e ajudam a empresa a seguir as regras negociais e de gestão que implementou.
