De acordo com o Despacho 8/2022. XXIII, a partir do dia 31 de dezembro de 2023 entrará em vigor a necessidade de associar a cada documento fiscalmente relevante (Fatura, Recibos, Guias, entre outros) uma Assinatura Eletrónica Digital ou Selo Qualificado, com base nos requisitos técnicos associados à faturação eletrónica regulamentados estipulados do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.
Implicações gerais
A assinatura digital selo qualificado garante de forma inequívoca a identificação da pessoa ou empresa responsável pela emissão do documento, assim como a sua origem e veracidade, garantido a sua admissibilidade enquanto documento reconhecido pelo Estado Português. Em suma, os documentos fiscais em PDF não assinados digitalmente deixarão de ser considerados válidos, do ponto de vista fiscal, a partir de 31 de dezembro de 2023.
A Era Digital nas Finanças: Vantagens da Faturação Eletrónica:
Apesar de ter chegado como uma obrigação legal, a Faturação Eletrónica tem um papel no futuro das transações empresariais e vantagens, tais como:
• Redução de custos: Redução significativa de custos administrativos como os gastos em papel, impressão e transporte/ envio dos documentos;;
• Mais segurança: Os documentos eletrónicos garantem uma segurança significativa através de medidas de proteção dos dados, como a criptografia, e a identificação digital;
• Gestão documental simplificada: Os documentos eletrónicos permitem um armazenamento, organização, recuperação e visibilidade significativamente mais simples;
• Mais transparência: Na relação entre clientes e fornecedores, através da otimização de tempos de processamento, conferências, aprovação de faturas e pagamentos;
• Mais eficiência: A entrega de faturas de forma mais imediata e automatizada permite reduzir tempos de trabalho administrativos, potenciar a diminuição de prazos de pagamento, e consequentemente, melhorar a liquidez das empresas.
Perguntas Frequentes
O que é considerado um documento eletrónico?
É um documento com um formato específico, gerado e transmitido por meio eletrónico entre fornecedores e clientes, através de uma plataforma ou sistema informático sem a necessidade de recorrer ao papel. Em suma, trata-se da versão digital do tradicional documento em papel.
O que é uma assinatura / selo digital qualificada na fatura eletrónica?
Trata-se de uma identificação eletrónica segura emitida por entidades devidamente credenciadas. Assinatura / Selo Digital identifica de forma segura e inequívoca a pessoa ou a empresa que emitiu o respetivo documento. A Assinatura / Selo Digital é gerada por dispositivos seguros (QSCD) que garantem a sua validade legal em todos os estados-membros da União Europeia.
Apenas entidades autorizadas, identificadas na Trusted List da Comissão Europeia, podem emitir assinaturas digitais qualificadas com valor legal. Esta medida visa assegurar a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos eletrónicos, conforme exigido pelo Decreto-Lei n.º 28/2019 e o Regulamento (UE) n.º 910/2014.
A que documentos se aplica esta obrigatoriedade?
A obrigatoriedade aplica-se aos documentos fiscalmente relevantes (Faturas, Guias, Recibos, entre outros). Todos devem conter uma Assinatura Digital Qualificada para que sejam consideradas um documento eletrónico válido.
Que empresas estão abrangidas pela Faturação Eletrónica?
A obrigatoriedade da Assinatura / Selo Digital Qualificado abrange as empresas que optem por enviar os seus documentos fiscalmente relevantes em PDF por e-mail.
Como enviar documentos que incluam a assinatura digital?
Para enviar documentos que incluam a assinatura digital necessitará de deter um software de gestão que possibilite o envio de documentos utilizando a assinatura digital e obter um certificado digital junto de uma entidade devidamente credenciada para o efeito.
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