A transição digital é uma realidade recheada de vantagens, e nada melhor para as nossas empresas do que agarrá-las desde já. Redução de custos, maior celeridade dos processos, maior eficiência dos recursos disponíveis e contribuição ativa para uma economia mais verde, são apenas algumas delas, e os novos paradigmas laborais vieram acelerar substancialmente esta necessidade.
Com a utilização de um certificado digital qualificado, emitido por entidade credenciada, o envio do documento em papel deixa de ser necessário, já que o envio de um documento digitalmente emitido faz prova legal. O certificado irá garantir a autenticidade da origem e integridade do conteúdo de documentos e das suas faturas eletrónicas. Será também necessário e obrigatório a partir de 30 Setembro 2021, para cumprir os requisitos legais da faturação eletrónica.
No seu GEXOR, a emissão, assinatura e envio destes documentos pode ser totalmente automática e imediata assim que um novo documento é finalizado! No entanto, e por opção da empresa, pode ser em processo diferido, e nesse caso, efetuado quando o utilizador indicar posteriormente.
Depois da aquisição de um certificado digital qualificado, o mesmo é depois configurado no GEXOR. O certificado comporta dados identificativos da aplicação e dados específicos da empresa.
É também necessário configurar os dados do e-mail que será usado para o envio dos documentos (servidor, conta e credenciais de acesso). Para um melhor controlo, sugerimos a criação de um e-mail específico, exclusivo para uso pelo programa para o envio dos documentos eletrónicos, mas qualquer e-mail já existente na empresa pode, à partida, ser utilizado.
O passo seguinte é configurar os documentos e as séries que irão certificar e emitir documentos eletrónicos. Em cada um deles configuram-se coisas distintas:
“Documentos eletrónicos não são um luxo, são efetivamente uma necessidade de quem quer ser ágil no futuro”.
As séries configuradas para documentos eletrónicos não podem ser usadas para documentos a clientes que não estejam configurados para documentos eletrónicos. No entanto, é possível emitir um documento não eletrónico a um cliente configurado para documentos eletrónicos. Quando tal acontece, o GEXOR apresenta um aviso ao utilizador, mas permite a continuação do documento.
Isto significa que é preciso indicar, na ficha dos clientes, se usam documentos eletrónicos, mas não só! De facto, no GEXOR quisemos flexibilizar o endereço de e-mail para onde realizar o envio da documentação eletrónica, para os casos em que é necessário indicar um endereço de e-mail diferente do endereço de e-mail principal do cliente. Sugerimos a criação de um código de e-mail específico, na tabela de e-mails, para ser usado para envio dos documentos eletrónicos, mesmo que o endereço do e-mail corresponda ao e-mail geral do cliente, uma vez que assim consegue-se uma melhor organização, flexibilidade e configuração comum em todos os clientes.
Ao fazer ou consultar um documento com uma série configurada para documentos eletrónicos, o GEXOR apresenta um novo separador à direita, dentro do cabeçalho, designado “Documento Eletrónico”. Se se estiver a consultar um documento já emitido e enviado, o separador permite consultar e abrir o e-mail enviado ao cliente, bem como abrir o próprio ficheiro PDF.
Uma das grandes funcionalidades associadas aos documentos eletrónicos está no facto do envio dos e-mails poder ficar fica registado na vista de atividades do próprio documento e na vista de atividades do cliente. Sugerimos que exista no GEXOR um código destinado exclusivamente ao registo dos e-mails dos documentos eletrónicos. Todos os documentos eletrónicos emitidos ao cliente passam a estar disponíveis como histórico de documentos enviados.
Ao contrário do que sucede com outros tipos de atividades, em que os ficheiros anexos às mesmas têm de residir numa pasta local ou numa partilha de rede, no caso dos documentos eletrónicos o e-mail fica gravado na própria base de dados!
Como referimos atrás, se a série do documento eletrónico estiver configurada para emissão e envio em diferido, o documento é terminado, mas o PDF não é emitido nem enviado por e-mail ao cliente. Estas ações são realizadas posteriormente pelo utilizador, podendo-o fazer no próprio documento ou numa nova opção criada nos utilitários do GEXOR, designada “Documentos Eletrónicos”.
Esta opção concentra a informação relativa aos processos de certificação eletrónica de todos os documentos configurados nesse sentido, apresentando ao utilizador o estado dos documentos em termos de emissão (do PDF), assinatura / certificação (do PDF) e envio ao cliente. Para o intervalo de tempo indicado, o GEXOR apresenta os documentos de forma agrupada por código e por entidade. Os que não estiverem emitidos ou enviados podem sê-lo em massa nesta opção.
Mas, como referimos, as operações de emissão e envio podem também ser feitas no documento. Se não tiver sido emitido nem enviado, o separador “Documento Eletrónico” mostra a expressão “Documento não enviado” e as opções “Emitir PDF” e “Enviar E-mail”.
Ao clicar em “Emitir PDF”, o GEXOR pede a indicação das vias a emitir (tradicionalmente apenas uma). O mesmo acontece se o utilizador clicar no botão “imprimir”, uma vez que o documento, ao ser de emissão eletrónica, não precisa ser impresso.
O GEXOR permite a repetição da certificação, bastando clicar no campo “Assinar PDF” (aparece a vermelho no exemplo da imagem), um processo semelhante à repetição da comunicação de um documento de transporte que não tenha inicialmente sido comunicado com sucesso. Caso haja necessidade, podem ser feitas várias emissões.
O GEXOR controla também as versões dos documentos emitidos por via eletrónica. Se houver uma alteração ao documento depois de ter sido emitido (dentro das alterações legalmente aceites), é possível fazer uma nova reemissão e reenvio.
Cada reemissão é registada pelo programa, sendo por isso possível saber quantas versões houve do documento.
O documento emitido e certificado fica guardado dentro da base de dados do GEXOR.
A certificação do PDF é visível quando se abre o documento no Adobe Acrobat Reader, ou outra aplicação de leitura deste formato de ficheiros. O certificado identifica a validade da assinatura e a entidade do emissor, entre outros dados, garantindo, para todos os efeitos, a autenticidade do PDF.
