28 Novembro 2019
GEXOR: Registo de Actividades e Associação de Ficheiros

Aumente significativamente a qualidade de informação sobre os seus clientes, fornecedores e documentos, registando atividades e associando ficheiros importantes. Melhore a tomada de decisões de gestão através de uma informação mais completa, centralizada, útil, segura, fidedigna e disponível aos utilizadores.

Acordos com entidades, compromissos, formalização de adjudicações, troca de e-mails importantes, execução de encomendas, contactos para liquidação de dívidas ou outros assuntos, correspondência escrita, assinaturas contratuais e muita outra informação relevante são o dia-a-dia das empresas.

É aqui que o seu GEXOR pode assumir um papel de relevo. Através da opção “Atividades” disponível no menu “Ver” das fichas de clientes, fornecedores e documentos.

As atividades são associadas a ações de contacto, disponíveis na tabela com o mesmo nome. Os códigos que criar permitirão identificar de imediato que tipo de atividade se trata. As atividades que registar serão, portanto, associadas ao respetivo código de contacto, facilitando a localização, filtragem e classificação das mesmas.

 

Ficheiros e atividades relacionadas com os clientes e fornecedores podem ser todos registados dentro das respetivas fichas. Em alternativa, e quando digam respeito a um determinado documento, como adjudicações, confirmações de encomenda ou pedidos de encomenda, as atividades podem ser registadas nesse mesmo documento.

 

As atividades são registadas e consultadas em grelha, na parte inferior do registo a que dizem respeito. Por omissão o programa ordena-as de forma decrescente pela data, o que faz as mais recentes aparecerem na parte superior da grelha. Além da data e do código da ação, o utilizador pode escrever um texto relacionado com a atividade, indicar o nome da(s) pessoa(s) com quem a atividade foi realizada, e ainda colocar algumas observações.

 

As atividades associadas a documentos aparecem também disponíveis na grelha das atividades da entidade que emitiu ou a quem esse documento foi emitido. Por exemplo, um esquema de instalação associado a uma atividade registada numa fatura aparece na relação de atividades da ficha do cliente a quem essa fatura diz respeito. Esta característica permite, sem esforço, o acesso completo a todas as atividades do cliente ou do fornecedor, tenham sido registadas diretamente na sua ficha ou em documentos a ele relacionados.

Uma outra das grandes valências das atividades no GEXOR é poderem despoletar alertas. Se for indicada uma data na coluna “Data Alerta”, quando o utilizador que criou o alerta entrar no GEXOR nessa data receberá de imediato o alerta com o texto que tiver indicado, bem como o código e nome da entidade ou o número do documento onde a atividade foi registada. No exemplo da imagem, o compromisso previsto para 5 de agosto tem um alerta que é despoletado quando o utilizador abrir o programa no dia 3.

 

Talvez a maior utilidade das atividades do GEXOR, que leva a que cada vez mais utilizadores delas tire partido, seja a possibilidade de associar ficheiros às atividades, o que se faz recorrendo ao botão das reticências. O botão com o símbolo da lupa permite ao utilizador abrir o ficheiro, o que será feito recorrendo à aplicação que leia o tipo de ficheiro em causa.

 

Além de todas as funcionalidades já referidas, as atividades do GEXOR permitem ainda:

  • Pesquisar informação: usando o botão “Procurar”, na zona inferior da grelha, o GEXOR localiza o texto indicado de cada vez que o utilizador clicar no botão “Procurar Seguinte”. 

 

  • Libertar o painel: a grelha das atividades pode ser libertada do formulário a que diz respeito, permitindo reorganizar o espaço de forma mais eficiente.

 

  • Filtrar os registos: com a opção “Filtro Visível” selecionada, o programa apresenta uma linha por cima da grelha, para colocar o texto a usar na filtragem das atividades.

 

  • Todos os registos: esta funcionalidade é exclusiva da grelha de atividades dos documentos comerciais. Quando selecionada, a grelha apresenta todas as atividades do cliente; quando desmarcada, apenas as atividades do documento são apresentadas.

 

Na era da digitalização dos processos, o rápido acesso à informação pode fazer uma grande diferença no relacionamento entre a empresa e os seus parceiros. Usar o GEXOR para registar atividades e ficheiros importantes cujo acesso deva estar centralizado e disponível, evita o investimento em soluções não integradas e aumenta a qualidade da informação de gestão relacionada com clientes, fornecedores e documentos