Email automático de documentos vencidos a clientes.

Todos nós temos exemplos onde usamos as competências uns dos outros para produzir resultados que, separadamente, não seriam possíveis. Se isto é verdade na vida pessoal, é mais ainda em ambiente profissional. Sabia o que mesmo acontece com a informática?

Tire melhor proveito das capacidades do seu sistema informático de gestão.

O GEXOR assenta sobre base de dados SQL, logo nativamente já colabora com a aplicação SQL Server, mas será que pode ir mais longe? Claro que sim! Nesta newsletter analisamos o exemplo de funcionamento colaborativo para envio de e-mails com a relação de documentos vencidos.

Vamos imaginar que a sua empresa pretende enviar a alguns dos seus clientes, de forma periódica, um e-mail com a relação dos documentos vencidos. Imaginemos que o e-mail deve ser enviado para o endereço de e-mail do contacto financeiro ou, se não existir, para o endereço de e-mail geral. Além disso, imaginemos que para alguns clientes é preciso que o e-mail não inclua documentos vencidos há menos de um dado número de dias.

Dependendo das definições do e-mail da empresa e da forma como o automatismo é configurado, a empresa pode ficar a saber se houve – e quais - e-mails que tiveram erro no envio.

O contacto financeiro é registado no separador “Contactos” e ao lado do botão “Financeiro”.

Usamos a possibilidade de criação de campos adicionais do GEXOR para criarmos um campo na ficha do cliente, que serve para indicar o número de dias que os documentos a enviar ao cliente têm de ter em atraso para além da data de vencimento.

Usando um outro campo adicional ou uma tabela do GEXOR que não esteja a ser utilizada para outra finalidade, identificamos os clientes que queremos que recebam o e-mail.

O e-mail é construído e enviado pelo SQL Server (versão Standard ou superior), mas a informação dos documentos que segue nesse e-mail está no GEXOR. É possível haver vários modelos de e-mail, com diferentes textos e/ou dados do GEXOR, e depois indicar qual o modelo que cada cliente recebe.

É também possível sabermos em que datas foram enviados os e-mails, bem como a dívida e o número de documentos em dívida que existiam no momento em que cada e-mail foi enviado.

Com processos a funcionar em modo colaborativo, as empresas conseguem beneficiar de mais funcionalidades sem ter custos com aplicações adicionais, simplesmente tirando mais partido dos programas que já possuem!