07 Julho 2020
GEXOR: Envio automático de extractos de clientes e de avisos de vencimento

Qualquer empresa anseia possuir um sistema que trate sozinho do envio regular de extractos de conta e/ou avisos de vencimento, também chamados de cobrança, e que funcione como a empresa pretende. O EAAV – envio automático de avisos de vencimento – é exactamente isso: um sistema 100% autónomo, que procede ao envio de e-mails de avisos de vencimento, pré-avisos de vencimento ou extractos de clientes, sem qualquer intervenção do utilizador em nenhum momento.

 

“Deixar o programa trabalhar por si” é totalmente verdade quando o assunto é enviar avisos de vencimento.

 

Falar em EAAV é falar de funcionamento colaborativo entre o GEXOR e a base de dados em que assenta, o Microsoft SQL Server. O primeiro, como aplicação de gestão, produz a informação que queremos enviar ao cliente e configura os clientes para esse envio. O segundo, com funcionalidades de e-mailling nativas, pode ser usado para construir notificações automáticas

O EAAV no GEXOR permite o envio de 3 tipos de e-mails automáticos:

Avisos de vencimento: relação de documentos já vencidos, que podem ser simples ou numerados.

Pré-avisos de vencimento: relação de documentos a vencer num intervalo de tempo futuro, podendo haver vários intervalos de tempo;

Extractos de Cliente: relação de todos os documentos em dívida do cliente, vencidos e vincendos.

Mas queremos mesmo que saiba o que o EAAV permite fazer! Resumindo as grandes funcionalidades, o EAAV permite às empresas que utilizam o GEXOR:

Construir e-mails para avisos de documentos vencidos (avisos), a vencer (pré-avisos) ou ambos (extractos), com a relação de documentos a seguir no corpo do próprio e-mail e não em anexos (que aumentam o risco de spam).

Decidir os clientes que recebem os e-mails, quais os tipos de e-mails que recebem, qual o assunto e conteúdo dos e-mails, quais os destinatários, com que frequência os recebem e quais as regras para receberem;

Avisos Numerados: O EAAV permite à empresa decidir se há ou não avisos numerados por antiguidade de atraso (1º aviso, 2º aviso, etc.), e quais os textos de cada aviso.

Estipular regras de aplicação dinâmica para refinar a filtragem dos clientes que recebem os e-mails, seja de que tipo forem, decidir se os e-mails devem ou não ser registados nas actividades do GEXOR, se deve ou não haver registo dos clientes que receberam cada e-mail e se deve ou não haver registo de cada documento enviado em cada e-mail (especificamente para avisos);

Através de relatórios, medir a evolução da performance de cobranças no sentido de saber os efeitos práticos dos e-mails na diminuição dos dias médios de atraso, do número médio de em dívida em cada e-mail e, sobretudo, a evolução do volume em dívida ao longo do tempo;

O EAAV pode ser instalado e colocado em funcionamento para qualquer empresa aberta no GEXOR

O envio dos e-mails pode ser feito ao mesmo tempo para todas as empresas configuradas, ou pode haver momentos diferentes de envio, além das outras particularidades que cada empresa terá, como por exemplo o texto dos cabeçalhos e dos rodapés dos e-mails, que muitas vezes incluem referências bancárias para pagamentos por transferência.

O interesse que esta solução despertou no mercado fê-la evoluir de forma a prever praticamente todas as necessidades dos nossos clientes, sem recurso a desenvolvimentos ou a adaptações caso a caso, tal a flexibilidade que já possui.

Configuração ilustrativa dos modelos de e-mails. Entre outras definições, cada modelo define os tipos de e-mail a considerar, a periodicidade de envio de cada um dos tipos e pode ter filtros próprios que definem os critérios a observar pelos documentos em dívida a incluir em cada tipo de e-mail. No exemplo desta imagem, o modelo “AvNumerado” envia avisos de vencimento e também envia extractos, mas estes últimos apenas incluem documentos com mais de 5.000 €.

 

Configuração ilustrativa de periodicidades de envio dos e-mails.

 

Configuração ilustrativa de um cliente para receber os e-mails. No cliente indica-se o modelo de envio dos e-mails, que define os e-mails que recebe. Podem ser indicados os dias de tolerância de atraso em cada cliente, de forma incluir apenas documentos vencidos há mais de ‘X’ dias (não disponível para pré-avisos e para extractos).

 

A tabela de periodicidades é usada na tabela de modelos de e-mails.

 

O relatório do envio dos e-mails é opcional e tem a aparência da imagem.

 

Na parte referente aos avisos de vencimento, o relatório inclui um quadro com a evolução dos indicadores das cobranças ao longo dos últimos 8 envios em termos de valores em dívida, média de atrasos e percentagens de variação.

 

Imaginemos uma empresa com as seguintes necessidades:

Para 20 dos seus clientes: enviar a cada 15 dias os avisos de vencimento para documentos acima de 5.000€ (para 5 clientes) ou 1.000€ (para ou outros 15), e enviar uma vez por mês, aos 20 clientes, os documentos que se vencem no mês seguinte;

Para todos os outros clientes: enviar mensalmente os extractos no último dia do mês, a partir de uma conta de e-mail diferente da que é enviada para os outros 20 clientes, desde que o cliente deva mais de 400€ há mais de 3 meses!

O EAAV responde directamente a situações complexas como esta!

 

 

Com o EAAV, a sua empresa nunca deixará de enviar avisos de vencimento, pré-avisos ou extractos de clientes por falta de tempo dos utilizadores, mantém o controlo sobre os avisos, automatiza tarefas rotineiras para optimizar recursos humanos e maximiza o potencial de cobranças através do uso colaborativo do sistema informático.

GEXOR: Envio automático de extractos de clientes e de avisos de vencimento