O controlo dos movimentos de determinadas contas-chave é vital para uma gestão adequada dos valores e permite a deteção atempada de omissões, falhas ou outras situações que mereçam análise e atuação.
As contas bancárias são os exemplos mais visíveis, mas podem existir outras contas que, pela sensibilidade ou importância, devam ser objeto do mesmo tipo de controlo.
No seu GEXOR, qualquer conta de movimento aberta no plano pode ser reconciliada, mesmo sendo de clientes, fornecedores, estado ou contabilidade analítica. Com esta liberdade para selecionar as contas onde realizar a reconciliação de movimentos, nada lhe pode escapar ao controlo!
O local por excelência da conciliação de contas é a opção “Reconciliação de Contas”, existente no menu de tesouraria. Há 3 indicações a dar: a conta que queremos reconciliar, o período de tempo a que se referem os movimentos (varia consoante a periodicidade das reconciliações) e quais os movimentos a apresentar: reconciliados, não reconciliados ou todos (neste caso marcamos ambas as opções anteriores). Assim que se clicar “Aplicar” ou fizer F5, o extrato de movimentos aparece em grelha no ecrã.
Para reconciliar um movimento, nada mais simples: basta clicar na coluna “Reconc”. Embora na imagem apareça no final, a grelha das reconciliações é configurável como as grelhas dos documentos, o que significa que a ordem e o nome das colunas, assim como o aspeto geral da grelha, podem ser alterados. Para voltar a colocar um movimento como não reconciliado, basta clicar e remover a marcação na caixa “Reconc”. Os movimentos reconciliados são os que apresentarem o visto naquela coluna, com os outros a serem os não reconciliados. A soma de uns e outros é calculada em tempo real e aparece sempre visível na parte inferior da janela.
As colunas “Data Movimento” e “Data Valor” permitem a adição destas informações ao movimento, especialmente úteis nas reconciliações bancárias onde estas informações podem existir, melhorando assim a qualidade dos dados reconciliados e a ligação entre os extractos bancário e contabilístico.
A reconciliação de contas no Gexor tem várias funcionalidades úteis de apoio ao trabalho de reconciliação, de que destacamos as seguintes:
Uma outra característica distintiva do GEXOR relativa à reconciliação, é poder ser feita diretamente a partir da própria janela dos lançamentos! Com efeito, se se adicionar a coluna “Reconc.” à grelha dos lançamentos, passa a ser possível reconciliar ou ver as linhas reconciliadas.
No GEXOR, a reconciliação de contas dá-lhe ainda mais vantagens:
À parte das ferramentas de apoio à reconciliação, o GEXOR alerta o utilizador sempre que este tentar anular um lançamento contabilístico que possua linhas de contas reconciliadas ou remover do lançamento uma dessas linhas, informando-o nesse sentido e pedindo a confirmação.
A qualquer momento o utilizador pode obter uma listagem das reconciliações. Consoante o filtro, a listagem pode imprimir os movimentos de apenas uma ou várias contas, reconciliados ou não (ou ambos) e é sempre necessário indicar o intervalo de tempo
Dotámos as reconciliações de contas no GEXOR de inúmeras características que ajudam os utilizadores na tarefa de validação dos movimentos, tornando-a assim mais rápida. São por isso a melhor resposta sempre que existir necessidade de controlo dos movimentos nas contas.
